No Passo 7 do processo de aplicação da CAF devem ser observados os seguintes aspetos:
- Designação da equipa responsável pela elaboração do plano de melhorias (Equipa de Melhoria). A equipa que realiza o processo de autoavaliação, em virtude do trabalho desenvolvido para o diagnóstico da organização, detém o conhecimento e a motivação necessária para realizar o plano de melhorias. Cabe ao gestor de topo reconduzir a equipa nesta nova missão ou, em alternativa, designar nova equipa responsável pela elaboração do plano. Não obstante ser uma tarefa atribuída a uma equipa, na elaboração do plano de melhorias importa que haja um papel ativo da gestão de topo.
- Elaboração do plano de melhorias, seguindo 4 etapas:
- A equipa extrai do relatório de autoavaliação as sugestões de melhoria e agrega essas sugestões por temas os quais podem ou não ser os critérios da CAF;
- A equipa analisa as sugestões de melhoria e formula ações de melhoria abrangentes (ex. agrega 2 ou mais sugestões) e relevantes (contribui para os objetivos da organização);
- A equipa ordena as ações de melhoria de acordo com critérios de priorização, elabora o ranking das ações de melhoria, extrai as ações prioritárias que pretende implementar no curto prazo e elabora um Cronograma de execução do Plano de Melhorias;
- Planeia as ações de melhoria selecionadas através da elaboração de fichas que devem incluir as atividades para cada ação, o calendário de execução, os resultados esperados e os recursos necessários.
Notas:
- tendo em conta que as ações serão abrangentes, e para garantir a sua implementação, será prudente implementar apenas três ações de melhoria ao mesmo tempo.
- durante a primeira etapa poderão ser selecionadas algumas sugestões de melhoria de implementação imediata e que não carecem de recursos humanos e financeiros - quick wins. Com a execução destas "pequenas" ações é dado um sinal de início da mudança na organização.
Materiais de apoio: