Através do seguinte:
a) Equipa de autoavaliação: um ou mais elementos da equipa de autoavaliação (CAF) são envolvidos na preparação e acompanhamento do processo de avaliação externa. Desta forma, o conhecimento adquirido ao longo da aplicação da CAF é aproveitado no processo de avaliação externa;
b) Canais e suportes de comunicação: o envolvimento da comunidade educativa é um dos aspetos essenciais que caracterizam os dois processos (AA-autoavaliação e AE-avaliação externa). A comunicação das atividades da AE segue a mesma lógica
O diagnóstico com base na CAF, se corretamente desenvolvido, irá identificar, para além de outros aspetos, os pontos fracos assinalados pela equipa de avaliadores externos. A instituição de ensino poderá ter em conta as recomendações da IGEC de duas formas:
a) Na fase do planeamento do diagnóstico, prevendo que o Plano de Melhorias resulta da conjugação das áreas de melhoria identificadas pela equipa CAF e pela IGEC;
b) Na fase da preparação do Plano de Melhorias, utilizando como critério complementar de priorização das ações de melhoria, eventualmente com uma ponderação superior, a capacidade da ação de melhoria corrigir um ou mais pontos fracos assinalados pela IGEC durante a avaliação externa, assegurando a implementação de uma ou mais recomendações.
O relatório de autoavaliação é um documento que a IGEC solicita para preparar a avaliação externa.
O modelo CAF permite a realização de um diagnóstico estruturado de acordo com os 9 critérios que compõe o modelo. Para que a instituição de ensino obtenha informação estruturada pelos domínios utilizados pela IGEC, sugerimos:
a) A utilização do Modelo Integrado CAF, RAE & EQAVET;
b) A análise dos exemplos que contribuem para os RAE (Referentes da Avaliação Externa) em cada critério, conforme sugerido no Anexo II do Modelo Integrado CAF, RAE & EQAVET;
c) A elaboração de um relatório de autoavaliação de acordo com o modelo apresentado no Anexo I do Modelo Integrado CAF, RAE & EQAVET.
O processo de comunicação poderá tornar-se mais eficiente se utilizar os mesmos canais, ainda que diversificados, e as mesmas equipas para a AA e para a AE.
O processo de comunicação poderá tornar-se mais eficaz, ou seja, a comunicação chegará aos destinatários como previsto:
a) Se for regular e previsível: os destinatários habituam-se a receber informação sobre os processos de avaliação organizacional (quer seja avaliação externa quer seja autoavaliação) e, quando percebem que não se trata de uma comunicação esporádica, podem ter mais interesse em acompanhar as novidades;
b) Se for apelativo: a informação gráfica, visual, sintética é mais facilmente lida e entendida;
c) Se for alicerçado em canais de comunicação diversificados: os destinatários têm diferentes hábitos no que respeita ao acesso à informação, pelo que se sugere a utilização de diversos canais de comunicação.