A autoavaliação é o primeiro passo para o processo de bench learning e para as mudanças subsequentes a serem implementadas, que resultaram do diagnóstico da organização e que permitem compreender e conhecer os pontos fortes e as áreas a melhorar. Antes de introduzir o bench learning, é importante ter uma visão clara do desempenho geral da organização de modo a decidir as áreas/critérios que serão utilizados como base para o processo de melhoria.
O bench learning através da CAF implica que uma organização tenha avaliado o seu desempenho em pelo menos quatro áreas-chave:
- As pessoas da organização;
- Os clientes;
- O ambiente no qual a organização atua;
- O desempenho total da organização.
Uma avaliação dos resultados nestas áreas-chave irá dar-nos uma visão detalhada sobre o que a organização está a alcançar e irá fornecer dados e indicadores de desempenho apropriados.
No entanto, e tendo em vista desfrutar todos os benefícios que podem ser obtidos através da atividade de bench learning, é também necessário considerar a questão da governação e a forma como é gerida a organização. Estas questões estão refletidas nos critérios de Meios do modelo CAF, que descrevem qual a abordagem da organização relativamente a estas questões, designadamente a definição de objetivos, o desenvolvimento dos recursos humanos, as funções da liderança, a gestão de recursos e processos, etc.
Todas as funções, processos e atividades de uma organização podem ser objeto de bench learning. A vantagem de fazer a ligação entre as iniciativas de bench learning com a CAF reside no facto da respetiva, com 9 critérios e 28 subcritérios, poder ser utilizada para identificar as áreas problemáticas da organização e para procurar parceiros de bench learning adequados que tenham tido um bom desempenho nas áreas em causa.
A autoavaliação, com base na CAF, deve conduzir à elaboração de um plano de ação que incida nas áreas que necessitam de melhorar. O bench learning com outras organizações é apenas uma das formas de planear e realizar essas ações de melhoria. É inerente ao bench learning, assim como à autoavaliação, a ideia de continuidade e de melhoria do desempenho a longo prazo.
Dado o crescimento da utilização da CAF na Europa, tornou-se mais fácil encontrar parceiros para bench learning com a CAF. O Centro de Recursos CAF – EIPA, com a ajuda dos correspondentes nacionais e as respetivas redes de organizações, segue as pegadas dos utilizadores da CAF em toda a Europa e convida-os a introduzir as suas boas práticas na base de dados da EIPA.
Quando as organizações se registam como utilizadores da CAF no website do Instituto Europeu de Administração Pública (EIPA) – www.eipa.eu – têm a possibilidade de registar informações detalhadas sobre a organização e informações acerca das suas boas práticas. Através da cedência da informação chave a base de dados pode ajudar as organizações públicas a identificar possíveis parceiros de bench learning, como por exemplo através da pesquisa de utilizadores da CAF por país, sector ou atividade em particular, ou por áreas de boas práticas.
Poderá consultar mais informações sobre o processo de bench learning com a CAF no manual da CAF 2006 - aceda aqui ao capítulo.