No início, quando da consulta às partes interessadas, para dar a conhecer a CAF e os seus benefícios.

Depois do planeamento estar delineado, para que seja conhecido por todos as acções inerentes ao processo de auto-avaliação, bem como, a colaboração necessária para o desenvolvimento do projecto.

Após o diagnóstico, para que os resultados da auto-avaliação sejam conhecidos e antes da implementação do Plano de Melhorias.

É preciso ter consciência de que convencer todas as pessoas é difícil ou impossível (pelo menos no principio).

Os actores-chave, a massa critica da organização e opinion makers, precisam de ser conquistados (ex. gestores de RH, gestores financeiros, "líderes").

A gestão (de topo e intermédia) tem de ser mobilizada, pois o empenho da liderança é determinante para o sucesso da aplicação da CAF e qualquer estratégia de mudança.

As pessoas/colaboradores devem ser envolvidas no processo de forma activa (ouvindo as suas percepções da organização através de questionários de diagnóstico ou grupos de reflexão) e de forma “passiva” quando são sistematicamente informados do processo de auto-avaliação na organização, evitando-se assim as resistências e conquistar o seu empenhamento. A adesão pode ir crescendo. Geralmente a postura das pessoas evolui da seguinte forma: atitude de rejeição (antes de compreenderem o que se vai passar) atitude céptica (aquando da apresentação do projecto), um certo grau de entusiasmo (na apresentação dos resultados) que aumenta consideravelmente quando vêm as melhorias propostas serem implementadas.

Um factor óbvio do sucesso é a decisão da gestão introduzir a auto-avaliação, como via para avaliar e melhorar a organização, ou seja, para introduzir o ciclo de melhoria contínua na gestão do serviço. Esta decisão tem de ficar clara para que o processo de mudança tenha sucesso a longo prazo, tornando a gestão da qualidade visível e evidente para todos.

A comunicação é essencial em todas as fases do processo, desde os objectivos da auto-avaliação, à comunicação dos seus resultados, à fase de implementação das melhorias. Por outro lado, a CAF permite evidenciar falhas na comunicação e informação que geralmente podem ser esclarecidas muito rapidamente.

Honestidade, tolerância, confiança e abertura por parte dos que avaliam e dos que são avaliados. Aqueles que avaliam devem corresponder à missão que lhes foi confiada de rigor e honestidade visando proporcionar um real diagnóstico do estado de saúde da organização. Os que são avaliados não devem recear apresentar as suas opiniões, de forma construtiva e focalizados no que entendem ser o melhor desempenho da organização.

Quase sempre as mudanças estão associadas a resistências. As mudanças positivas são muitas vezes obstruídas, mesmo se envolvem vantagens para os destinatários. A resistência geralmente surge dos receios que as pessoas não (tem coragem) expressam. Qualquer mudança, mesmo que pequena, é primeiro considerada uma ameaça. Pode ser afastada através de comunicação aberta e proporcionando um ambiente de transparência. Neste sentido, fornecer informação detalhada sobre os objectivos e o que se pretende com o exercício, desde o começo, é da maior importância para a auto-avaliação vir a ser um sucesso.