A estrutura da CAF foi desenvolvida em 1998 e 1999 com base no trabalho conjunto da European Foundation for Quality Management (EFQM), German University of Administrative Sciences Speyer e o European Institute of Public Administration (EIPA).

A CAF é assim baseada no Modelo da Excelência, desenvolvido e promovido pela EFQM, no entanto a auto-avaliação através da CAF é um processo mais simples do que uma avaliação completa segundo o Modelo do Excelência da EFQM. Para organizações públicas (ou outro tipo de organização com uma missão pública) é possível e recomendado começar com a CAF – desenhada para as organizações do sector público - e seguir posteriormente para a EFQM.

Não. A CAF não funciona como modelo para certificação (como acontece com a ISO 9001), não foi desenvolvida para esse fim.

No entanto, para permitir algum tipo de reconhecimento externo dos serviços e organismos públicos, que se destaquem pela excelência do seu desempenho, a DGAEP celebrou um protocolo com a Associação Portuguesa para a Qualidade (APQ), parceiro nacional da EFQM. Através deste protocolo os serviços e organismos da Administração Pública, no caso da candidatura ao Committed to Excellence (C2E), podem utilizar a CAF como ferramenta de auto-avaliação.

A CAF pode ser usada isoladamente ou conjuntamente com outras ferramentas de gestão da qualidade. Como uma ferramenta de diagnóstico rápido do estado de saúde da organização, ou como forma de identificar áreas para melhoria em todos os aspectos de funcionamento de uma organização.

No caso de uma organização certificada com a ISO 9001 a utilização da CAF permite alargar a visão do desempenho da organização, considerando outros aspectos não contemplados naquela norma. A certificação pela ISO 9001 permite alcançar um bom desempenho da organização no Critério 5 (Processos).