Na tradução portuguesa significa Estrutura Comum da Avaliação.
A CAF é um modelo europeu de avaliação da qualidade, com a particularidade de ser adaptado ao contexto do sector público, e que pode ser usado como ferramenta para auto-avaliação organizacional. A CAF foi desenvolvida sob a égide dos Directores-Gerais das Administrações Públicas que constituíram o IPSG (Innovative Public Services Group), grupo informal de peritos dos Estados-membros (EM), para promover o intercâmbio e a cooperação no domínio da modernização dos serviços públicos dos Estados-membros.
A estrutura da CAF é composta por 9 critérios (5 de Meios e 4 de Resultados) que identificam os principais aspectos a ter em conta numa análise organizacional. Por sua vez, a cada critério estão associados subcritérios.
Em Portugal a Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP) é responsável pela promoção, acompanhamento e avaliação da utilização da CAF ao nível nacional, sendo também correspondente nacional da CAF Network.
O Instituto Europeu de Administração Pública (EIPA) tem um Centro de Recursos CAF responsável por promover a CAF a nível europeu: realizar estudos sobre a aplicação do modelo, recolher dados globais de utilizadores, apoiar os EM nos esforços de disseminação, etc.
A CAF é um bom ponto de partida para uma organização iniciar a sua jornada rumo à Qualidade. É uma ferramenta de auto-avaliação permitindo, em simultâneo, identificar de forma estruturada as áreas onde a organização necessita de melhorar, e envolver os colaboradores de uma organização permitindo-lhes manifestar os seus pontos de vista de forma sistematizada.
É sempre o momento certo para aplicar a CAF. Pode ser usada a qualquer momento para diferentes fins: desde diagnósticos simples (tipo check-up) a um Plano de Acção completo ou implementar um Programa de Qualidade interno.
A CAF não deve contudo ser usada para fins obscuros (cortes nas finanças ou no pessoal) ou em períodos de turbulência da organização (ex. reestruturação).
A auto-avaliação, com base na CAF, permite aos serviços públicos usar técnicas de gestão da qualidade para melhorar - eficazmente, eficientemente e continuamente – o seu desempenho. Fornece uma avaliação baseada em evidências, bem como permite alcançar a consistência na direcção da organização e consenso entre todas as partes interessadas relativamente ao que é necessário para melhorar a organização.
A CAF é também uma forma de medir o progresso ao longo do tempo, através de auto-avaliações periódicas, e fornece uma ligação entre os objectivos e a estratégia visando focalizar as actividades da melhoria onde são mais necessárias. Finalmente, a CAF é uma forma de criar entusiasmo e inspiração entre os colaboradores das organizações públicas, através do seu envolvimento no processo da melhoria da Qualidade.
Tem também a vantagem de ser um modelo adaptado ao sector público e exigir poucos recursos (a utilização do modelo é gratuita).
A aplicação da CAF não tem custos de investimento, à partida, uma vez que o modelo é gratuito, sendo também gratuito o acesso a informação especifica e materiais de apoio elaborados e disponibilizados pela DGAEP para apoiar os serviços e organismos públicos na aplicação da CAF.
O processo de auto-avaliação implica apenas custos materiais e com recursos humanos. Este tipo de custo varia com o número de equipas criadas, número de pessoas envolvidas e recursos materiais utilizados (papel, impressões, utilização de tecnologias…). Mas é sempre possível aplicar a CAF com custos reduzidos.
Quanto à fase que se segue à auto-avaliação, a implementação das melhorias, já poderá envolver custos mais significativos, dependendo do tipo de acções de melhoria a implementar (+/- dispendiosas). No entanto, no processo de prioritização das acções de melhoria deve ser equacionada a capacidade em termos de recursos financeiros da organização para a implementação das melhorias.
A experiência dos utilizadores tem demonstrado a necessidade de apoio técnico às equipas de auto-avaliação, quer na modalidade de formação inicial ou de acompanhamento ao longo do processo.
O estudo sobre a aplicação da CAF em Portugal, desenvolvido pela DGAEP em 2006, reforça a ideia que o apoio técnico é, na maioria dos casos, encontrado no próprio serviço ou organismo ou mesmo dentro da Administração Pública. Pode recorrer-se à avaliação externa para validar os resultados, ou a metodologia, mas não é obrigatório.