Na tradução portuguesa significa Estrutura Comum da Avaliação.

A CAF é um modelo europeu de avaliação da qualidade, com a particularidade de ser adaptado ao contexto do sector público, e que pode ser usado como ferramenta para auto-avaliação organizacional. A CAF foi desenvolvida sob a égide dos Directores-Gerais das Administrações Públicas que constituíram o IPSG (Innovative Public Services Group), grupo informal de peritos dos Estados-membros (EM), para promover o intercâmbio e a cooperação no domínio da modernização dos serviços públicos dos Estados-membros.

A estrutura da CAF é composta por 9 critérios (5 de Meios e 4 de Resultados) que identificam os principais aspectos a ter em conta numa análise organizacional. Por sua vez, a cada critério estão associados subcritérios.

Em Portugal a Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP) é responsável pela promoção, acompanhamento e avaliação da utilização da CAF ao nível nacional, sendo também correspondente nacional da CAF Network.

O Instituto Europeu de Administração Pública (EIPA) tem um Centro de Recursos CAF responsável por promover a CAF a nível europeu: realizar estudos sobre a aplicação do modelo, recolher dados globais de utilizadores, apoiar os EM nos esforços de disseminação, etc.

A CAF é um modelo dinâmico que tem vindo a ser aperfeiçoado com base nas experiências e dificuldades dos seus utilizadores. A primeira versão da CAF (CAF2000), que marcou o seu nascimento, foi apresentada em Maio de 2000, em Lisboa, na 1ª Conferência da Qualidade das Administrações Públicas da União Europeia. Esta 1ª versão foi testada, com base num estudo destinado aos utilizadores, dai resultando um conjunto de oportunidades de melhoria que contribuíram para a revisão do modelo. A CAF 2002 é assim apresentada em Copenhaga, na 2ª Conferência da Qualidade, em 2002.

Durante os quatro anos de vigência da CAF 2002, a experiência da crescente comunidade de utilizadores ditou a necessidade de uma versão melhorada da CAF. O trabalho de revisão foi coordenado pelo Instituto Europeu de Administração Pública (EIPA) com o envolvimento dos Estados-membros. A versão da CAF 2006 foi apresentada na 4ª Conferência da Qualidade, em Tampere (Finlândia), sendo esta a versão que se encontra actualmente em vigor.

A CAF é um bom ponto de partida para uma organização iniciar a sua jornada rumo à Qualidade. É uma ferramenta de auto-avaliação permitindo, em simultâneo, identificar de forma estruturada as áreas onde a organização necessita de melhorar, e envolver os colaboradores de uma organização permitindo-lhes manifestar os seus pontos de vista de forma sistematizada.

É sempre o momento certo para aplicar a CAF. Pode ser usada a qualquer momento para diferentes fins: desde diagnósticos simples (tipo check-up) a um Plano de Acção completo ou implementar um Programa de Qualidade interno.

A CAF não deve contudo ser usada para fins obscuros (cortes nas finanças ou no pessoal) ou em períodos de turbulência da organização (ex. reestruturação).

A auto-avaliação, com base na CAF, permite aos serviços públicos usar técnicas de gestão da qualidade para melhorar - eficazmente, eficientemente e continuamente – o seu desempenho. Fornece uma avaliação baseada em evidências, bem como permite alcançar a consistência na direcção da organização e consenso entre todas as partes interessadas relativamente ao que é necessário para melhorar a organização.

A CAF é também uma forma de medir o progresso ao longo do tempo, através de auto-avaliações periódicas, e fornece uma ligação entre os objectivos e a estratégia visando focalizar as actividades da melhoria onde são mais necessárias. Finalmente, a CAF é uma forma de criar entusiasmo e inspiração entre os colaboradores das organizações públicas, através do seu envolvimento no processo da melhoria da Qualidade.

Tem também a vantagem de ser um modelo adaptado ao sector público e exigir poucos recursos (a utilização do modelo é gratuita).

A aplicação da CAF não tem custos de investimento, à partida, uma vez que o modelo é gratuito, sendo também gratuito o acesso a informação especifica e materiais de apoio elaborados e disponibilizados pela DGAEP para apoiar os serviços e organismos públicos na aplicação da CAF.

O processo de auto-avaliação implica apenas custos materiais e com recursos humanos. Este tipo de custo varia com o número de equipas criadas, número de pessoas envolvidas e recursos materiais utilizados (papel, impressões, utilização de tecnologias…). Mas é sempre possível aplicar a CAF com custos reduzidos.

Quanto à fase que se segue à auto-avaliação, a implementação das melhorias, já poderá envolver custos mais significativos, dependendo do tipo de acções de melhoria a implementar (+/- dispendiosas). No entanto, no processo de prioritização das acções de melhoria deve ser equacionada a capacidade em termos de recursos financeiros da organização para a implementação das melhorias.

A experiência dos utilizadores tem demonstrado a necessidade de apoio técnico às equipas de auto-avaliação, quer na modalidade de formação inicial ou de acompanhamento ao longo do processo.

O estudo sobre a aplicação da CAF em Portugal, desenvolvido pela DGAEP em 2006, reforça a ideia que o apoio técnico é, na maioria dos casos, encontrado no próprio serviço ou organismo ou mesmo dentro da Administração Pública. Pode recorrer-se à avaliação externa para validar os resultados, ou a metodologia, mas não é obrigatório.