Desejavelmente o modelo CAF deve ser compreendido e conhecido por todas as partes interessadas. O grau de conhecimento sobre o modelo, os conteúdos e duração da formação deve ser adequada a cada tipo de interveniente.
O líder do projecto deve beneficiar de formação aprofundada sobre o modelo CAF e desejavelmente o líder da Equipa de AA e os seus elementos.
Como formação avançada a DGAEP desenvolveu, em parceria com o Instituto Nacional de Administração (INA), o Diploma de Especialização CAF (DECAF) que se destina a líderes de projecto e líderes de Equipas de Auto-Avaliação.
Alguns Ministérios (Secretarias-gerais) também incluem no seu Plano de Formação acções de curta duração sobre a CAF (2/3 dias).
O Centro de Recursos CAF no EIPA organiza anualmente seminários sobre a CAF em Maastricht (sede do EIPA).
O líder do projecto é o responsável pelo planeamento estratégico, comunicação, formação e acompanhamento da Equipa, recolha de documentos de apoio e orientação na elaboração do Relatório e Plano de Melhorias. Tem assim, funções mais estratégicas e de acompanhamento global do projecto de aplicação da CAF e cumprimento dos objectivos.
O líder da Equipa tem funções mais operacionais de coordenação das reuniões e da Equipa, obtenção de consenso, planeamento (operacional). Tem também um papel importante, na medida em que participa na fase mais importante do projecto, a realização do diagnóstico (preenchimento da Grelha de AA, pontuação, etc.).
Pode, o que aliás pode ser um factor facilitador do processo. Contudo, apenas poderá ser um factor positivo se esse líder for da confiança de todos os elementos do grupo, de forma a estar apto a liderar as discussões de forma justa e eficaz e a permitir a todos contribuir para o projecto.
Depende da cultura e tradição da organização. Quando há envolvimento da gestão, esta pode fornecer informação adicional, bem como, aumenta a probabilidade da gestão estar comprometida com a fase posterior de implementação de acções de melhoria identificadas, assim como aumenta a representatividade da equipa.
Contudo, se a cultura organizacional não está preparada para este tipo de envolvimento, a qualidade da auto-avaliação pode ser posta em causa se um ou mais elementos da equipa se sentirem inibidos e incapazes de contribuir ou de falar abertamente.